Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Интервал между строками в ворде по госту для деловой переписки |
Помощь юриста
Назад

Интервал между строками в ворде по госту для деловой переписки

Опубликовано: 11.09.2019
0
0

Правила оформления текстовых документов по ГОСТ 7.32 — 2001

Правильно оформленный документ — будь то документация, описание, дипломная работа и т.д. — это важная составляющая любой работы. Для того, чтобы эти документы удобно было читать и изучать, были разработаны требования к оформлению документов. Оформление текстовых документов необходимо проводить в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 – 2001. Что это означает.

1. Требования к тексту:

  • Шрифт для текста – строчный нежирный Times New Roman с кеглем не менее 12,
  • Выравнивание текста по всей ширине листа;
  • Абзацный отступ (красная строка) должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,27 см;
  • Межстрочный интервал — полуторный;
  • Поля страницы: верхнее и нижнее не менее 20 мм, левое не менее 30 мм, правое не менее 10 мм;
  • Не допускается использование полужирного шрифта;
  • Для акцентирования внимания на терминах, формулах, теоремах разрешается использовать шрифты разной гарнитуры.

https://www.youtube.com/watch{q}v=HQh_2w5aI6M

2. Требования к разделам и подразделам:

  • Разделы и подразделы должны иметь быть пронумерованы арабскими цифрами в пределах всего текста, кроме приложений;
  • Номер подраздела содержит номер раздела и порядковый номер подраздела, разделяются точкой;
  • После номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;
  • Разделы и подразделы должны иметь заголовки;
  • Заголовки разделов и подразделов должны начинаться с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, подчеркивания не допускаются;
  • Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;
  • Переносы слов в заголовках не допускаются;
  • Пункты «Введение» и «Заключение» не нумеруются.

3. Нумерация страниц:

  • Страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту;
  • Титульный лист должен быть включен в общую нумерацию страниц работ;
  • Номер страницы на титульном листе не ставится;
  • Номер страницы должен быть установлен в центре нижней части листа без точки.

Реферат – такая же научная работа, как и курсовая или дипломная. Поэтому студенту необходимо соблюдать правила оформления.Любой документ создается для анализа и принятия на его основе какого-либо решения. Поэтому очень важным является то, каким образом будет восприниматься представленная в документе информация, насколько быстро и корректно читатель сможет ее проанализировать.

Следовательно, оперативность и корректность принимаемых управленческих решений прямо пропорционально качеству текстовой части документа.Установка межстрочного интервала в документах имеет большое значение. Чем компактней расположены строки и абзацы на листе, тем лучше с точки зрения экономии. Однако чрезмерное уплотнение текста может привести к тому, что текст не будет удобочитаем, не говоря об эстетических моментах.

Оформление реферата в первую очередь нужно начать с выставления полей на листе. Это делается следующим образом: в документе Microsoft Office Word — «Разметка страницы» — «Поля» — «Настраиваемые поля» выставляем следующие значения: левое – три см., правое – 1.5 см., нижнее – два см., верхнее – два см (в методичке Вашего вуза могут быть другие цифры).

Цифры 2010 как будто не относятся к заголовку. Сам текст состоит из трёх абзацев и у каждого абзаца свой индивидуальный междустрочный интервал, что видно не вооружённым глазом. Если поочерёдно устанавливать курсор вначале каждого абзаца, а затем отрывать уже знакомое окошко значений интервалов, то выделенным будет то значение, которое применено к данному абзацу.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Мы подробно расскажем и покажем Вам на примерах, как нужно правильно оформлять реферат по госту и в какой последовательности необходимо придерживаться при его написании.

Предпочтительнее при наборе текста на компьютере задавать координату реквизита линейным размером, например 2(10)/25,4, где 25,4 — линейный размер (в мм) от границы левого поля, который получен путем умножения номера позиции табуляции (2) на стандартную линейную величину позиции табуляции (12,7 мм).В первую очередь уточните, есть ли у преподавателя какие-то свои требования к оформлению рефератов.

Если их нет, загляните на кафедру и возьмите методичку по интересующей вас дисциплине. Если нет и методички, стоит перейти к государственным стандартам. Не умничайте: если преподаватель выставляет свои требования, ориентируйтесь именно на них. Правила оформления реферата по ГОСТу следует учитывать только в крайнем случае, когда иных источников информации нет.

В случае необходимости можно изменить межстрочный интервал. Обычно устанавливается интервал, равный 1 строке. Изменение интервала на полуторный приводит к тому, что и к строке будет прибавлена еще половина интервала.Известно, что немаловажную роль при восприятии информации играют факторы, существующие на подсознательном уровне (например, цвет и размер шрифта, наличие ошибок в тексте, слишком длинные фразы и др.), которые «тормозят» процесс восприятия, а значит, и анализа информации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.Чтобы добраться до настроек междустрочного интервала, прилагать дополнительные усилия в виде открывания окошка за окошком и выбором опции за опцией, чтобы, в конечном счёте, оказаться в окне настроек междустрочного интервала, нам вовсе не нужно.

Выбор шрифта по госту

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.Для нас открылось окошко с уже, предлагаемыми на выбор, значениями междустрочных интервалов, и тремя дополнительными опциями. В зависимости от того, что нам нужно (хотим) сделать с текстом в целом или его частями, мы и будем делать выбор.

Координату реквизита как для пишущей машины, так и для персонального компьютера можно задавать от границы левого поля тремя способами (представлено в виде дроби 1(5)/12,7, где 1 — положение табулятора, 5 — количество печатных знаков и 12,7 — линейный размер (в мм). Правда, в случае компьютерного набора указывать месторасположение реквизита количеством печатных знаков возможно только при использовании моноширинного шрифта. В этом случае на отрезке 12,7мм помещается 5 символов с шириной 2, 54 мм.

Предлагаем ознакомиться:  Доверенновсть на продажу жилого дома

Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю. Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.).

Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций.

Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого. Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от  самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word{q}

Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:

  • Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
  • Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации.

Основные надписиГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документыГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежамГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. ФорматыГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации.

ГОСТ 2.321-84 Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенныеГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения измененийГОСТ 6.38-90* Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов_______________ * На территории Российской Федерации отменен без замены.

 шрифт Times New Roman

ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформленияГОСТ 8.417-2002 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величинГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования.

Общие требования и нормыГОСТ 21.101-97* Система проектной документации для строительства. Основные требования к рабочей документации________________* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2009.ГОСТ 14236-81 Пленки полимерные. Метод испытания на растяжение(Измененная редакция, Изм. N 1).

Правила оформления текстовых документов по ГОСТ 7.32 — 2001

1 Требования к оформлению текстовых документов на ПК

При применении ПК устанавливаются следующие поля: верхнее – 2 см; нижнее – 3.5 см; правое – 1,5 см; левое – 3 см (для установки полей используйте команду: Файл/Параметры страницы).

https://www.youtube.com/watch{q}v=kD-7B4SAmrY

Текст должен быть набран в текстовом редакторе Microsoft Word с полуторным интервалом (воспользуйтесь командой Формат/Абзац/ Междустрочный/Полуторный) на одной стороне бумаги формата А4. Абзацный отступ – 1,5 см. выравнивание – по ширине.

Вид шрифта: Times New Roman.

Размер шрифра: для текста – 14; для заголовков – 16; для подзаголовков – 14; для формул – 14; для таблиц – 9, 10 или 12.

Заголовки разделов (глав), подразделов печатаются с заглавной буквы (Технико-экономическая характеристика работы станции), нумеруются арабскими цифрами без точки в конце и записываются с абзацного отступа.

Переносы слов в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно двум интервалам (размер шрифта 14). Расстояние между заголовками раздела и подраздела – один интервал (размер шрифта 14).

1 После знаков препинания пробел обязателен, до знаков препинания пробел не ставится (дисциплины: история, математика, физика).

2 После скобок и кавычек пробел не ставится, например «Война и мир» (великое произведение Л.Н.Толстого).

3 До и после тире пробел обязателен (Земля – наш дом). До и после дефиса пробел не ставится (во-первых, где-либо).

https://www.youtube.com/watch{q}v=7gZthf1IhVM

4 После заголовков точки не ставятся.

2 Разделы и подразделы

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

1 Типы и основные размеры

ГОСТ 2 .105−95,

Нумерация пунктов первого раздела документа

2 Технические требования

Нумерация пунктов второго раздела документа

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа

https://www.youtube.com/watch{q}v=mmP352gJ4JA

3.2 Подготовка к испытанию

Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа

Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Таблица 1 – Температура плавления материалов

1 373 — 1 473 (1 100-1 200)

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части

Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

4 Иллюстрации (рисунки)

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».

Предлагаем ознакомиться:  Зона ответственности между управляющей компанией и хозяином

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например — Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например — Рисунок 1.1.

При ссылках на иллюстрации следует писать «. в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «. в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают по центру листа следующим образом: Рисунок 1 — Детали прибора.

Формулы записываются по центру листа.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.

Пример — Плотность каждого образца , кг/м, вычисляют по формуле

где m — масса образца, кг;

— объем образца, м.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «».

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают — (1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например. в формуле (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, то оно обозначается «Приложение А».

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А43, А44, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.

Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.

Даже глядя только на один этот раздел с множеством значков различных и нужных опций, входящих в его состав, сразу и не сообразишь, какая опция нам нужна в данный момент. Наше чутьё поможет.Рисунки и иллюстрации должны быть пронумерованы. Их располагайте в тексте сразу после того, как они были упомянуты первый раз. Нумерация проставляется арабскими цифрами под рисунком, после слова «Рис.» или «Рисунок», посередине, она должна быть сквозной по всему документу.

Составление документов можно рассматривать как повседневную скучную обязанность и как творческий процесс в рамках искусства выражения мысли, пусть и деловой.Межстрочный интервал устанавливается автоматически в зависимости от размера шрифта. В большинстве случаев в качестве межстрочного интервала устанавливается величина, равная 120 % от размера шрифта.

4.1 Построение документа

4.1.1. Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например: ХХХХ.331112.032Ф0, ХХХХ.331112.032Ф01, ХХХХ.331112.032Ф02 и т.д.

4.1.2. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

3 Общие положения

3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в форме электронного документа (ДЭ).

Допускается в текстовых документах, содержащих текст, разбитый на графы, использовать сокращения слов по ГОСТ 2.316.(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например, эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.

3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:- машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);- рукописным — чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм.

3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:- типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;- ксерокопированием — при этом рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;- светокопированием;- микрофильмированием;- на электронных носителях данных.

3.3, 3.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).

3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.

3.6 Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк — не менее 3 мм.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15-17 мм).

Предлагаем ознакомиться:  Как делится квартира между детьми при смерти родителей

Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.

3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.

3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.

3.9 К текстовым документам рекомендуется выпускать лист регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101.

3.10 Содержательная и реквизитная части ДЭ должны соответствовать требованиям стандарта ЕСКД.Структура и состав реквизитов ДЭ должны обеспечивать его обращение в рамках программных средств (отображение, внесение изменений, печать, учет и хранение в базах данных, а также передачу в другие автоматизированные системы) с соблюдением при этом нормативных требований по оформлению текстовых документов.(Введен дополнительно, Изм. N 1).

7 Требования к оформлению документов для двустороннего копирования

7.1 Для двустороннего копирования листы документа выполняют сдвоенными с линией сгиба посередине. Основную надпись приводят на обеих половинах каждого листа (рисунок 22), за исключением дополнительных граф, которые помещают только на нечетной странице.

Рисунок 22

7.2 В основных надписях наименование графы «Лист» изменяют на «С.», а наименование «Листов» (на заглавных листах) на «Страниц».

7.3 Отдельные листы документа (например, титульный лист или листы с приложениями графического содержания) издают без заполнения оборотной стороны копии; на таких листах указывают нечетные номера страниц, а соответствующие им четные номера страниц не указывают, но включают в общее количество страниц документа.

7.4 Для документов, выполненных способом двустороннего копирования, формат и количество листов указывают следующим образом:- формат записывают в виде дроби, где в числителе указывают формат сдвоенных листов документа, а в знаменателе — формат копий, например А3/А4;- количество листов также записывают в виде дроби: в числителе — количество сдвоенных листов документа, а в знаменателе — количество страниц, например 45/с.90.

6. Усмиряем автозамену и автоформат

Настройки, о которых мы поговорим в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Однако корень проблемы тот же: умолчания Word не вполне соответствуют российским традициям оформления документов.

Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться «сам собой», без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток.

Наберите в документе «оданко» и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в «однако». Увы, не всегда «самоуправство» программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.

Чтобы добраться до настроек автозамены и автоформата, проделайте следующее:

  1. Вызовите команду Файл – Параметры и в открывшемся диалоге Параметры Word перейдите в раздел Правописание.
  2. В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена. Откроется диалог Автозамена, в котором наибольший интерес представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе.

Придирчивым пользователям советуем на досуге внимательно изучить все (именно все) настройки этих вкладок. Здесь мы ограничимся одним примером, на котором особенно ярко видны ограничения русификации Word. Это флажок Делать первые буквы предложений прописными на вкладке Автозамена (рис.).

Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флажок, отвечающий за перевод букв в заглавные после знака препинания.

Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой.

Беда в том, что список исключений, составленный специалистами Microsoft, неполон. Наиболее яркий пример: сокращать слово «рубль» в России принято и тремя буквами (руб.), и одной (р.). Для делового и профессионального оборота второй вариант считается более предпочтительным, именно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Увы, русский Word изначально считает, что после буквы р с точкой должно непременно следовать начало нового предложения.

Исправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word ошибочно сделал первую букву слова заглавной,  проделайте следующее:

  1. Задержите мышь над буквой, которая ошибочно переведена в заглавные. Под буквой появится мерцающий контекстный значок Параметры автозамены.
  2. Щелкните мышью по этому контекстному значку. Раскроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
  3. Выберите из появившегося меню подходящий вариант. В нашем примере лучше всего создать для буквы «р» с точкой исключение (соответствующая команда отмечена на рис. 10 стрелкой).  

Увеличить рисунок

Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление с помощью контекстного меню Параметры автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.

Просмотреть полный список созданных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена. Для этого на вкладке Автозамена следует нажать кнопку Исключения.

Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными. Кончено, тогда надо нажимать <Shift> в начале каждого предложения, но, на мой взгляд, это проще, чем отслеживать излишнее «творчество» программы.

Заключение

Как видим, изначальные настройки Microsoft Word далеко не в полной мере соответствуют преобладающим правилам российского делопроизводства. Но благодаря гибкости программы, ее реально адаптировать практически к любым вариантам форматирования.

Если среди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами оформления документов, рискнем дать им совет. Поручите своим  «айтишникам» проработку вопроса о централизованном приведении настроек пользователей Microsoft Office в соответствие с ведомственными или локальными нормативными актами.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».

Приложение Г (справочное). Пример заполнения листа утверждения на несколько документов

ПРИЛОЖЕНИЕ Г(справочное)

Примечание — С 2000 г. обозначение года в дате указывают четырьмя цифрами.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

Приложение Е (справочное). Пример заполнения титульного листа при наличии листа утверждения

ПРИЛОЖЕНИЕ Е(справочное)

Электронный текст документа подготовлен АО «Кодекс» и сверен по: официальное издание Единая система конструкторской документации. Основные положения: Сб. ГОСТов. -М.: Стандартинформ, 2011 Редакция документа с учетом изменений и дополнений подготовлена

https://www.youtube.com/watch{q}v=QlRn0YpVWMY

АО «Кодекс»

, , , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector