Первичные документы налогового учета

Зачем нужна первичка{q}

Первичная документация – неотъемлемый элемент бухучета. Как выше говорилось, формируется она в момент совершения или непосредственно после окончания операции и является доказательством реальности того или иного факта хозяйственной жизни предприятия.

Перечень первичных учетных документов бухгалтерского учета при совершении одной сделки может включать в себя:

  1. Договор.
  2. Счет.
  3. Кассовый чек или иной платежный документ.
  4. Товарно-транспортная накладная.
  5. Акт выполненных работ.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит{q}

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Обязательные реквизиты

В настоящее время существуют унифицированные формы первичных учетных документов бухгалтерского учета. Они используются для отражения сведений о разных операциях, соответственно, перечень граф в них различен. Между тем все первичные документы содержат единые обязательные реквизиты. В их числе:

  1. Наименование предприятия.
  2. Название документа (к
  3. Дата формирования.
  4. Содержание операции, по которой составлен документ. Например, при заполнении накладной в соответствующей графе может указываться “Передача материалов на переработку”.
  5. Денежные и натуральные показатели. Первые используются для отражения стоимости, вторые – количества, веса и пр.
  6. Должности ответственных сотрудников (“гл. бухгалтер”, “кладовщик” и пр.).
  7. Подписи лиц, участвовавших в совершении операции.

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

  • Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).
  • Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

  • кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
  • кассовых операций;
  • торговых операций;
  • основных средств и нематериальных активов;
  • материалов;
  • продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
  • результатов инвентаризации;
  • работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Формы первичных учетных документов можно разделить по участкам работы, в которых используют бумаги. Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным.

Например, для учета основных средств используют следующие первичные документы:

  • акты о приеме-передаче;
  • накладная;
  • акт о приеме-сдаче;
  • акт о списании;
  • инвентарная карточка;
  • инвентарная книга;
  • акты по оборудованию.

Подробнее о видах и формах смотрите в таблице.

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«
Конкретных требований к форме и виду первичных документов Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ не содержит. Поэтому их утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета. Вместе с тем, Закон о бухучете содержит четкие требования к …
»

Что входит в типовые формы первичных учетных документов по учету основных средств

Номер формы

Наименование формы

Постановление Госкомстата, которое утвердило форму

Назначение

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)

Применяется для оформления приема-передачи отдельных объектов основных средств (кроме зданий и сооружений), их включения в состав основных средств и ввода в эксплуатацию, а также для исключения объектов из состава основных средств при их передаче (продаже, мене и т.п.) другой организации.

Акт о приеме-передаче здания (сооружения)

Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен исключительно для приема-передачи зданий и сооружений.

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)

Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен для передачи групп объектов основных средств, кроме зданий и сооружений

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств

Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (отдела, цеха и т.п.) в другой.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств

Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)

Применяется для списания единичных объектов основных средств, пришедших в негодность.

Акт о списании автотранспортных средств

Применяется для списания автотранспортных средств, пришедших в негодность.

Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)

Применяется для списания групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств), пришедших в негодность.

Инвентарная карточка учета объекта основных средств

Применяется для учета наличия единичных объектов основных средств и их движения внутри организации.

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств

Применяется для учета наличия групп однотипных объектов основных средств и их движения внутри организации.

Инвентарная книга учета объектов основных средств

Применяется для тех же целей, что и формы № ОС-6 и № ОС-6а, но предназначена для использования малыми предприятиями.

Акт о приеме (поступлении) оборудования

Применяется для учета оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств.

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж

Применяется для передачи оборудования в монтаж.

Акт о выявленных дефектах оборудования

Составляется при обнаружении дефектов оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы нужны чтобы вступить в наследство на квартиру

Первичные документы бухгалтерского учета компания может разработать самостоятельно (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Обязательны лишь формы первичных учетных документов по кассовым операциям. Вносить в них исправления также нельзя.

В то же время можно использовать привычные типовые бланки. Тем более что все они есть в бухгалтерских программах. В таком случае нужно установить в учетной политике, что организация применяет в качестве основы для первичных документов унифицированные формы, и их перечислить.

Чиновники утвердили много унифицированных форм для первичных документов, в том числе и для бухгалтерского учета.

Посмотреть, где взять утвержденные бланки для предприятия, можно по перечню в таблице ниже.

Перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2019 года и документы, которые их утверждают

Сфера действия документов

Чем утвердили бланк

Учет кадров

Учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работах

Учет услуг

Учет основных средств

Учет нематериальных активов

Учет материалов

Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов

Учет продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения

Учет денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин

Учет торговых операций (общие)

Учет торговых операций при продаже товаров в кредит

Учет торговых операций в комиссионной торговле

Учет операций в общественном питании

Учет кассовых операций

Учет результатов инвентаризации

Учет работы строительных машин и механизмов

Учет работ в автомобильном транспорте

Расчетные документы

Бланки строгой отчетности

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним)

Учет сельскохозяйственной продукции и сырья (учет движения и реализации сельскохозяйственной продукции)

Важный момент

Юридической силой обладает первичный документ, содержащий все обязательные реквизиты.

Обратите внимание, что правильно оформленные бумаги могут использоваться в судебных разбирательствах в качестве доказательства обоснованности (или необоснованности) претензий. Многие документы составляются контрагентами. Необходимо внимательно проверять правильность оформления и ни в коем случае не ставить подписи за поставщиков (подрядчиков и пр.), если они этого не сделали.

Необходимо бережно хранить первичную документацию.

Нужна ли печать на первичке{q}

На практике многие контрагенты предъявляют претензии по поводу ее отсутствия на бланке ТТН и некоторых других документах. Напомним, что с 2015 года большая часть организаций освобождена от обязанности иметь печать. Такие предприятия могут использовать ее по собственному усмотрению. Если же она есть, то информацию о ее наличии необходимо прописать в учетной политике.

В случае, когда контрагент настаивает на использовании печати при оформлении первички, а предприятие вправе ее не ставить на законных основаниях, контрагенту нужно направить соответствующее письменное уведомление со ссылками на нормативные акты, регламентирующие данный вопрос.

Договор

Если контрагент является давним партнером, то вполне можно заключить соглашение на несколько сделок. В этом случае важно четко прописать сроки выполнения обязательств, последовательность и порядок расчета, другие нюансы. Договор может составляться на продажу товаров, предоставление услуг или производство работ.

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

  • приходный кассовый ордер;

https://www.youtube.com/watch{q}v=qC1N-kY-9CY

См. «Унифицированная форма № КО-1 — приходный кассовый ордер».

  • расходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

См. «Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга»

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

Счет-фактура как одна из основных форм первичного налогового учета

Счету-фактуре посвящена отдельная статья (169) Налогового кодекса Российской Федерации, в отличие от любого другого первичного документа налогового учета.

Счет-фактура – документ, служащий основанием принятия покупателем предъявленных продавцом ценностей или прав сумм налога на добавленную стоимость к вычету в порядке, предусмотренном налоговым законодательством.

Налоговое законодательство допускает составление счета-фактуры, как на бумажном носителе, так и в электронном виде (при наличии согласия сторон сделки и возможностей для обмена документацией в электронном виде).

Законодательство допускает принятие к учету счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур с ошибками в том случае, если они не препятствуют идентификации продавца и покупателя, а также иных показателей счета-фактуры.

Обязанность составления счета-фактуры возлагается на налогоплательщика при:

  • совершении операций, являющихся объектом обложения налогом на добавленную стоимость;
  • реализации товаров, не облагаемых налогом на добавленную стоимость, вывозимых за пределы Российской Федерации в государства Евразийского экономического союза;
  • в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Первичные документы налогового учета

Организации, освобожденные от уплаты налога на добавленную стоимость, при получении или выставлении счетов-фактур (например, при аренде государственной или муниципальной собственности) обязаны вести журналы их регистрации.

Обязательными реквизитами счета-фактуры являются:

  • его номер и дата составления документы;
  • сведения о налогоплательщике и покупателе (наименование, идентификационный номер, адрес);
  • сведения о грузоотправителе и грузополучателе (наименование, адрес);
  • номер платежного документа (при получении предоплаты);
  • сведения о поставляемых товарах, работах услугах (наименование, единица измерения, количество); валюта;
  • цена и стоимость товаров, работ, услуг; сумма акциза;
  • ставка и сумма налога на добавленную стоимость, стоимость товаров с налогом на добавленную стоимость;
  • сведения о происхождении товара (страна);
  • номер таможенной декларации.

Особого внимания заслуживает порядок подписания счетов-фактур:

  • подписание счетов-фактур является обязанностью руководителя и главного бухгалтера (либо уполномоченных на это лиц);
  • для подписания электронного счета-фактуры применяется усиленная квалифицированная электронная подпись указанных лиц.

Форма счета-фактуры является одним из унифицированных документов, обязательным к применению. Она утверждается Правительством Российской Федерации наряду с формами книг покупок и продаж.

Электронный формат указанных документов утверждается уполномоченным федеральным органом по контролю и надзору в области налогов и сборов – Федеральной налоговой службой России.

Первичные документы налогового учета

В этом документе поставщик указывает сумму, которую нужно перечислить контрагенту за товар, услугу или работы. При совершении оплаты по умолчанию предполагается, что субъект дает согласие на совершение сделки.

В счете обязательно должны присутствовать:

  1. Наименование документа.
  2. Название услуг (товаров, работ), за которые производится оплата.
  3. Стоимость.
  4. Общая сумма.
  5. Реквизиты для оплаты.

В настоящее время весь перечень учетных документов бухгалтерского учета содержится в программе “1С”, поэтому оформление их осуществляется в автоматическом режиме.

Обратите внимание, что счет не имеет особой ценности для контролирующих органов. В нем продавец фиксирует установленную цену. С позиции бухгалтера счет – важнейший первичный документ, на основании которого формируются бухгалтерские проводки.

В качестве разновидности счета выступает счет-фактура. В этой бумаге присутствует специальная строка для указания сумм НДС.

Платежная документация

Подтвердить факт оплаты можно кассовым чеком или иным аналогичным документом. Платежка подтверждает факт оплаты поставки продукции, услуги, работы. Конкретный вид документа выбирается в зависимости от способа оплаты: наличными средствами или по безналичному расчету.

Одним из наиболее популярных расчетных документов считается платежное поручение. Оно представляет собой распоряжение владельца счета на совершение банком перевода средств на указанный счет. Документ можно использовать при расчетах за услуги, товары, для выплаты аванса, возврата займа и пр.

В случае совершения отчислений в бюджет заполняется поле 22 “Код”. В платежном поручении в этой графе указывается УИН (уникальный идентификатор). Благодаря ему фискальный орган распознает плательщика.

Первичные документы налогового учета

Поле “Код” в платежном поручении может заполняться по-разному. Это зависит от того, как именно субъект исполняет обязанность перед бюджетом: добровольно или по требованию контролирующего органа.

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы нужны для оформления дарственной на квартиру в 2020 году{q}

Товарно-транспортная накладная

Бланк ТТН оформляется грузоотправителем. является основанием для передачи груза получателю. Составляется документ в 4 экземплярах. По ТТН продавец учитывает продажу, а покупатель – приходует поставку товара.

Обратите внимание, ТТН составляется при транспортировке груза собственными силами предприятия. Если перевозка осуществляется сторонней компанией, оформляется бланк 1-Т.

Еще один важный момент: сведения в ТТН должны совпадать с информацией в счете.

Акт выполненных работ

Этот документ оформляется между заказчиком и поставщиком. Акт является подтверждением выполнения работ, предоставления услуг по оговоренной стоимости в установленные соглашением сроки. Проще говоря, это отчет исполнителя перед заказчиком.

В настоящее время унифицированная форма акта не утверждена. Предприятие вправе разработать бланк самостоятельно и закрепить его в учетной политике.

Основными реквизитами акта являются:

  1. Номер и дата регистрации в бухгалтерской документации.
  2. Дата составления.
  3. Реквизиты договора, в соответствии с которым формируется акт.
  4. Срок, объем, стоимость работ.
  5. Реквизиты счета, по которому будет производиться оплата.
  6. Наименование заказчика и исполнителя.
  7. Подписи участников сделки.

Акт всегда составляется в двух экземплярах.

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

В первой части бумаги проставляется номер, в соответствии с документооборотом предприятия. Здесь же следует указать полное название компании и ОКПО.

Первичные документы налогового учета

В первой таблице отражается дата составления документа, код операции (если используется соответствующая система), наименование структурного подразделения, сфера деятельности предприятия, выписывающего накладную.

Аналогичным образом указываются сведения о получателе и лице, ответственном за поставку. Далее приводится ссылка на документ, в соответствии с которым выписывается накладная. Это может быть договор, приказ и пр.

В основной таблице в столбцах 1 и 2 указываются бухгалтерский субсчет и код аналитического учета всех материалов, подлежащих списанию.

  • наименование материалов с указанием отдельных характеристик, марки, размера, сорта;
  • номенклатурный номер (если его нет, ячейку не заполняют);
  • код единицы измерения;
  • наименование единицы измерения;
  • количество передаваемого товара;
  • сведения о фактических объектах, отпускаемых со склада (заполняет кладовщик);
  • общая стоимость материалов;
  • цена без НДС;
  • сумма выделенного НДС;
  • общая стоимость с НДС;
  • инвентарный номер материалов;
  • номер паспорта (при наличии);
  • номер записи в соответствии с учетной карточкой.

Накладную подписывают бухгалтер, работник, ответственный за отпуск ценностей со склада, и получатель.

Для этого документа не утверждена единая унифицированная форма. Соответственно, специалисты могут составлять ее в свободном виде либо использовать шаблоны, разработанные на предприятии. Среди обязательных сведений, которые должна содержать справка, следует отметить:

  1. Информацию о предприятии.
  2. Дату и причины составления.
  3. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, к которым прилагается справка.
  4. Подпись ответственного работника.

Написать можно на обычном белом листе формата А4 или на фирменном бланке компании.

При составлении необходимо быть очень внимательным, не допускать ошибок. Чем подробнее справка, тем меньше дополнительных вопросов возникает у проверяющих.

В документе должны быть, разумеется, только достоверные сведения. Если же в ходе написания будут выявлены ошибки, целесообразнее составить справку заново.

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико. Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы. На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия{q} В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика. Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом , иные кассовые и банковские документы. Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Начнём с того, что первичка, сдаваемая в бухгалтерию, обязательно должна быть проверена. Что проверять:

  1. Объём заполнения (все необходимые строки и разделы заполняются).
  2. Правильность заполнения (внесённые данные должны соответствовать месту внесения, противоречия в данных недопустимы).
  3. Достоверность сведений (проверка математических действий, сверка с сопроводительными документами).

Первичные документы налогового учета

Проверенный документ подлежит внесению в реестры бухучёта.

  • Все записи, которые делаются в первичных учётных документах, должны иметь длительный срок сохранности.
  • Допускается использование бумажных документов наряду с электронными, обязательно подписанных цифровой подписью (Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011).
  • Использование печати обязательно на тех документах, где для этого отведено место.
  • Сопоставление денежных и натуральных показателей. Необязательно указывать оба сразу, достаточно одного (Федеральный закон 402-ФЗ). Бывает, что удобнее указывать какой-либо один показатель (например, при перемещении материалов внутри компании используется натуральный показатель). В акте приёма-сдачи услуг удобнее указать только стоимостные сведения, но для избежания недоразумений дополнительно перечисляют виды услуг.
  • Наличие подписи ответственного лица. В законе РФ ничего не сказано о факсимильной подписи на первичных документах. В письме ФНС РФ №3–1.11.469 от 23.09.2008 рассмотрена позиция налоговой службы относительно факсимиле на документах.
  • Валюта, в которой составлен документ. Основная денежная единица – рубль. Даже когда условия договора говорят об условных единицах. Потому что все операции в бухучёте оцениваются в рублях (ФЗ 402-ФЗ от 06.12.2011). Никто не запрещает вносить дополнительные графы с указанием сумм в валюте, но графа с указанием суммы в рублях должна быть обязательно. В противном случае есть риск снятия расходов и вычетов НДС.
Предлагаем ознакомиться:  Врач имеет право отказаться от пациента закон

Работа с первичной документацией – одна из основных задач бухгалтерии. Ведь от правильности оформления бумаг зависит учет расходов и вычетов.

Если вы модифицировали старые бланки или разработали новые с нуля, тогда их образцы приведите в приложении к учетной политике. Главное убедитесь в том, что в первичке есть все обязательные реквизиты. Проверьте первичку на опасные и безопасные ошибки по методичке налоговиков . Стоит провести ревизию до начала отчетной кампании, чтобы сэкономить время на исправление бумаг и избежать доначислений.

Основные правила ведения первички чиновники установили в статье 9 Закона о бухучете. Там же есть и обязательные реквизиты, к которым относят:

  • наименование и дата составления документа;
  • название компании;
  • содержание факта хозяйственной деятельности;
  • натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.);
  • должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за нее (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, которые позволяют идентифицировать работников).

Авансовые отчеты в “1С”

Формирование отчетных документов – одно из самых распространенных действий бухгалтера. Многие расчеты, осуществляемые наличными средствами, оформляются авансовыми документами. В их числе командировочные затраты, хозяйственные закупки и пр.

Часто сотрудники предприятия получают средства из кассы на хозяйственные расходы. После приобретения нужных ценностей (к примеру, канцтоваров), работники отчитываются и предоставляют бухгалтерии подтверждающие документы.

Бухгалтер, в свою очередь, должен зафиксировать все расходы в системе учета. Открыть “Авансовые отчеты” в “1С” можно в разделе “Банк и касса”, подразделе “Касса”. Введение нового документа осуществляется кнопкой “Создать”.

В верхней части бланка указываются:

  1. Наименование предприятия.
  2. Склад, на который будут оприходованы вновь поступившие ценности.
  3. Сотрудник, отчитывающийся за средства, полученные под отчет.

Первичные документы налогового учета

В документе содержится 5 закладок. В разделе “Авансы” следует выбрать документ, по которому выданы средства:

  1. Денежный документ.
  2. Расходный кассовый ордер.
  3. Списание со счета.

Если на выданные средства были куплены товары, их отражают на одноименной закладке. В разделе “Тара” указывают сведения о возвратной таре (к примеру, бутылки для воды). В закладке “Оплата” отражают информацию о наличности, уплаченной поставщикам за приобретение объекта или выданные в счет предстоящей поставки.

В разделе “Прочее” указываются данные о командировочных расходах: суточные, затраты на ГСМ, билеты и т. д.

Передача документов и срок хранения

Для целей налогового учета применяется первичная учетная документация, аналитические регистры налогового учета и расчеты налоговой базы.

Первичные документы налогового учета

В большинстве своем первичные документы налогового учета – это те же первичные документы, что применяются в бухгалтерском учете. Однако в особую категорию первичных документов налогового учета включаются такие документы как счета-фактуры, книги покупок и продаж, которые можно охарактеризовать как сводные первичные документы, а также такие документы налогового учета как справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов и так далее.

Отличительной особенностью этих документов (за исключением счетов-фактур) является то, что они не формируют записи на счетах бухгалтерского учета, а обеспечивают сведения, необходимые для исчисления налогов.

Это заключительный, но не менее важный этап документооборота. Сколько хранить первичные документы бухгалтерского учета и как правильно организовать их хранение{q} Когда и как правильно их уничтожить{q} Как поступить, если срок хранения не истек, а документы пропали или были испорчены{q}

Все, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, должно храниться на предприятии не меньше 5 лет. Исчисление этого срока начинается с даты окончания отчетного периода, в который были оформлены бумаги.

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

  • прием или оформление;
  • обработка;
  • хранение;
  • передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы. При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы. Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)

Вся первичная документация является подтверждением финансовой деятельности компании. Эти документы бухгалтерии в первую очередь потребуют при проверке контролирующие органы. Поэтому к ведению и хранению таких бумаг предъявляются повышенные требования.

Первичная документация, или как её называют бухгалтера-виртуозы, первичка, является доказательством денежных дел компании. Более того, обладая юридической силой, эти бумаги способны либо помочь компании в спорных вопросах, либо подставить ей подножку. Вот эти документы: договор, счёт, платёжные документы, товарная накладная, счёт-фактура, товарный чек и другие.

Формы первичных документов унифицированы. При необходимости в форму вносят дополнительные строки, но при этом сохраняя основные.
Это указывается в Положении по ведению бухучёта и бухотчётности в РФ (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н). Исключение составляют бланки по ведению кассовых операций (Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Организация самостоятельно разрабатывает формы первичных документов, если в каталоге унифицированных форм отсутствует необходимый бланк. Обязательное условие: такие формы обязаны содержать необходимые реквизиты.

  1. Как называется документ.
  2. Когда составлен.
  3. Данные об организации, составляющей документ.
  4. Указать, что включает в себя конкретная хозяйственная операция для этого документа, стоимость операции (денежное либо натуральное выражение).
  5. Перечисление ответственных за составление документа лиц под обязательную подпись.

Вышеперечисленные реквизиты упоминаются в ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Все первичные документы должны своевременно передаваться в бухгалтерию. Соблюдение хронологии внесения сведений – это одно из основных условий грамотного учёта.

Наименование группы
Что входит
Организационно-распорядительные документы К ним относятся приказы, доверенности, распоряжения. То есть это бумаги, которые дают «зелёный свет» на проведение хозяйственных операций.
Оправдательные документы Накладные листы, акты приёмки-сдачи, приходные кассовые ордера – именно они подтверждают факт проведения хозяйственной операции. Данные, вписанные в эти документы, подлежат обязательному внесению в бухгалтерские реестры.
Документы бухгалтерского оформления Применяются при отсутствии типовых унифицированных форм, при совокупной обработке оправдательных и распорядительных документов. Например, расходный ордер считается и распорядительным, и оправдательным документом. Платёжная ведомость одновременно указывает и на необходимость выплаты согласно списку, и на подтверждение проведения выплаты.

И ещё одно удачное изобретение бухгалтерской службы – график документооборота. Обратите внимание: форма графика должна быть отражена в учётной политике организации.

https://www.youtube.com/watch{q}v=uG7TJtMJ3Go

График документооборота

В соответствующих строках и столбцах отражаются данные перемещениях отчётных документов. Огромный плюс этого графика – все выданные документы находятся под контролем. Главное, не забывать вносить соответствующие записи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector