Как заверить записи о награждении при увольнении

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2019 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2019.

https://www.youtube.com/watch{q}v=UgjGFi6_h8A

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (ст. 62 ТК РФ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение{q} Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Сведения о поощрениях сотрудника в трудовой книжке

Тем более в Инструкции не определен срок внесения записи. Там рассмотрен лишь конкретный случай, относящийся к наградам работодателя. Сведения о поощрениях от учреждения заносят в течение недели после издания соответствующего приказа. Все остальное не регламентировано.

Но целесообразнее делать запись в разумный срок, а не тянуть долго. Наградной материал и основания для внесения Обычно для получения Почетных грамот, Благодарностей, Знаков отличия, в общем любых серьезных наград (ордена Александра Невского) отделу кадров приходится серьезно поработать.

Они готовят документы:

  • выдвижения кандидата путем ходатайствования;
  • заполнение Наградного листа;
  • письмо в вышестоящую организацию;
  • характеристика.

В каждом конкретном случае составляется свой пакет документов. В положение к награде прописано все, что требуется при выдвижении соискателей.

Информация, зафиксированная в рабочей книжке специалиста, является неотъемлемой частью трудовых отношений. Существует ряд правил по заполнению и ведению данного документа.

Вопросы о том, можно ли вносить те или иные записи в книжку, а также как это сделать грамотно, остаются актуальными всегда.

Одной из интересующих тем является вопрос, как исправить ошибочно записанную информацию о работе в сведения о поощрениях в трудовой книжке.

Книжка работающих граждан, где фиксируется вся их рабочая деятельность, была введена сравнительно давно. С годами она видоизменялась, но окончательные изменения произошли в 2004 году. Трудовые по старому образцу не имели защиты от различного рода подделок. К тому же в них не было никаких водяных знаков. Еще одно отличие старых книжек от новых – страница о поощрениях.

Трудовой документ нового образца имеет массу преимуществ, начиная с оформления и заканчивая защитой. Теперь требования к ведению книжек ужесточились.

  1. водяной знак,
  2. блокировочная защита,
  3. ультрафиолетовые элементы (швы, надписи).

Приобрести данный документ можно только в организациях, которые имеют право на их распространение, или у работодателя, который заранее приобретает нужное количество по себестоимости.

Современные трудовые носят в себе несколько разделов:

  • основная станица (титульник),
  • информация о работе,
  • информация о награждениях.

Каждая из этих страниц имеет свои особенности при заполнении, исправлении, дополнении каких-либо записей.

Первый особо важный раздел, который заполняется сразу при оформлении сотрудника на должность, – титульный лист. Основная информация, благодаря которой можно узнать многое о специалисте, располагается именно здесь.

  • фамилия, имя, отчество, дата рождения,
  • образование, специальность, профессия.

Внизу страницы владельцу книжки необходимо поставить свою подпись, затем ставится должность и подпись ответственного лица. Также заполненная страница утверждается печатью организации.

Сведения о работе – это разворот трудовой, на котором фиксируются записи о трудовых моментах.

  • прием, увольнение, перевод (смена должности или места),
  • служба в армии или в особых подразделениях,
  • учеба (квалификация, разряды, подготовка по кадрам),
  • совместительство (запись необязательна, вносится по желанию сотрудника).

Любая запись (исключая работу по совместительству) должна начинаться с названия организации и аббревиатуры, при ее наличии. Затем идет такая очередность:

  • номер (первая графа),
  • дата (вторая графа),
  • основная информация (третья графа),
  • указание документа – основания для внесения записи (четвертая графа).

Как заверить записи о награждении при увольнении

Все записи должны подтверждаться документацией, являющейся основанием. Отдельная тема – это страница, где пишется информация о награждениях.

Сразу стоит отметить, что недавно в трудовой были объединены два раздела «сведения о награждениях» и «сведения о поощрениях». Законодательство установило новые правила по фиксированию информации на странице о награждениях сотрудника.

При записи каких-либо сведений в данном разделе должно быть основание (утверждающий документ – указ, решение и так далее). Здесь принято писать об успехах сотрудника, его отличиях и хороших результатах в работе:

  • награды государственного образца (к ним относят и звания),
  • грамоты, звания, значки, знаки, дипломы от самой организации,
  • иные поощрения.

Внести подобного рода запись руководитель должен в семидневный срок после издания приказа или получения другого документа из вышестоящих органов.

Так же, как и в предыдущих разделах, здесь имеется свой порядок по внесению информации:

  • название компании (третья графа),
  • номер (первая графа),
  • дата (вторая графа),
  • основная информация о награждении (кем, за что и чем награжден – третья графа),
  • документ-основание (четвертая графа).
Предлагаем ознакомиться:  Увольнение из овд по собственному желанию выплаты

Как заверить записи о награждении при увольнении

После этого данные пишутся и в личном деле. По желанию владельца трудовой в книжку можно вписать все имеющиеся у него поощрительные награждения. Исключением является выданная премия, кроме премии персонального характера.

Начиная рассматривать данный вопрос с титульника, необходимо сказать, что законодательство запрещает делать какие-либо ошибки при первичном оформлении книжки.

Но записи делаются от руки, и возможность ошибиться у лица, заполняющего трудовую, высока. Если это происходит, то данный документ уже не будет считаться действительным.

Собирается комиссия, которая составляет соответствующий акт, и книжка уничтожается.

На первом листе можно делать дополнения через запятую (касается записей об образовании и специальности), а также при помощи зачеркивания менять личные данные сотрудника (в случае смены фамилии при замужестве или разводе).

В сведениях о работе и награждениях законом не разрешается зачеркивать информацию, написанную неверно. Но если произошла ошибка, то можно признать запись недействительной (порядковый номер должен сохраняться всегда). Здесь к ошибкам относится:

  • грамматически неверное написание,
  • неверное написание по факту,
  • упущение записи.

Исправление записи производится там, где ее сделали, то есть руководителем или ответственным лицом организации, где работал в это время сотрудник. Если ошибка была обнаружена после фактического увольнения специалиста, то владелец должен обратиться по этому вопросу к бывшему работодателю.

Как заверить записи о награждении при увольнении

Когда компания, ошибочно написавшая неверную информацию, реорганизована, право на исправление ошибки передается правопреемнику.

Ликвидация предприятия означает то, что новое руководство сотрудника может самостоятельно сделать поправки в данной записи лишь тогда, когда предъявлен определенный документ-подтверждение.

Есть и такие ошибки, которые относятся сразу к двум разделам. Например, если в трудовой книжке ответственное лицо внесло запись об увольнении в сведения о награждениях. Такие ошибки исправляются по все правилам, которые установлены законодательством.

При обнаружении подобного рода нарушений, их необходимо незамедлительно исправлять. Здесь предусматривается два варианта:

  • если ошибка сделана в компании, где в данный момент трудится сотрудник,
  • если ошибка сделана в компании, откуда сотрудник уволился.

Более простой выход из сложившегося положения будет в первом случае. Ответственный человек при помощи еще одной записи должен признать ошибочную информацию недействительной. Только после этого фиксируется правильная запись в соответствующем разделе. Печать после надписи ставить не нужно, так как заверяется общая информация по факту увольнения сотрудника из компании.

Если сделана неверная запись в компании, откуда он уже уволился, то владелец должен обратиться к бывшему руководителю, если предприятие функционирует до сих пор. Здесь важно знать, как осуществить процедуру исправления ошибки на данной странице.

Сначала необходимо открыть блок для информации в сведениях о награждениях и поощрениях там, где стоит ошибочная запись с названием компании. После этого происходит аннулирование записи, по ошибке зафиксированной не в том разделе.

По окончании ответственное лицо ставит свою подпись и печать организации в знак закрытия данного блока. Книжка и вкладыш предъявляются новому работодателю при приеме.

Внесение записей о работе в трудовую книжку в сведения о награждениях по ошибке можно исправить и самому руководителю.

Также вместе с тем необходимо предъявить договор с предыдущей компанией и другую документацию, связанную с ней. Далее работодатель действует по инструкции:

  • признает информацию недействительной,
  • вносит новую правильную запись в нужном разделе.

В книжке работника для каждой записи существует свой раздел. Следовательно, если по ошибке информация была зафиксирована не в том разделе, где положено, то это является нарушением законодательства. Такую неверную запись необходимо исправлять по всем правилам.

Сначала необходимо открыть блок для информации в сведениях о награждениях и поощрениях там, где стоит ошибочная запись с названием компании. После этого происходит аннулирование записи, по ошибке зафиксированной не в том разделе. Руководитель или ответственный сотрудник дополняет книжку вкладышем и прописывает это на титульнике.

Для чего необходима копия ТК

С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата его введения была перенесена на 01.07.2018.

Как заверить записи о награждении при увольнении

Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • указывается дата заверения;
  • с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, который работает по настоящее время (2019).

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Предлагаем ознакомиться:  Преступления небольшой тяжести примеры из ук рф

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.

Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:

  • указывается запись «Верно»;
  • Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • дата заверения.

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Сведения о поощрениях сотрудника в трудовой книжке

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 703-35-33 доб.

738 .Это быстро ибесплатно!

Записи в трудовой книжке фиксируют все детали трудовой биографии работника, поэтому действия с этим документом строго контролируются кадровыми органами в соответствии с надлежащими государственными законодательными актами.

Необходимо обратиться к законодательной базе Трудового кодекса Российской Федерации, в которой указан регламент ведения и заполнения данного документа. Это позволит узнать, какие записи вносятся в трудовую книжку в тех или иных ситуациях, и как надлежащим образом исправить допущенные ошибки при работе с документом.

Существует ряд особенностей и правил, которые необходимо соблюдать при внесении в данный документ информации о рабочей деятельности сотрудника.Работа с документом, согласно действующему регламенту, осуществляется сотрудником кадровой службы.

Пример традиционного оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (4.7.2)

В соответствии с таким нормативным документом, как ТКРФ (п. № 3, ст.

№ 77), в котором говорится о нюансах процедуры увольнения работника организации после того, как будет занесена запись в трудовую книжку об увольнении по собственному желанию, работник в обязательном порядке должен ознакомиться с ней. Если работник, ознакомившись, согласен с условиями и не имеет претензий, то ставит подпись в соответствующей графе документа.

В случае расторжения договора, в котором предусмотрены правила взаимодействия сторон, по той же причине, но с предоставлением дополнительных компенсаций, запись об увольнении как в трудовой книжке, так и других официальных документах (например, в личной карточке работника или специальном реестре ознакомления) должна содержать информацию о причинах ухода сотрудника из организации.

Например, когда работник вынужден покинуть свою должность в организации, чтобы заботиться о нуждающимся в специальном уходе ребенке с ограниченными возможностями, не достигшим 14 лет, то в книжке в обязательном порядке указывают эту причину.

При надлежащем оформлении трудовых отношений между работником и предприятием лицо, выполняющее кадровые обязательства и представляющее интересы нанимателя, в записи о приеме на работу в трудовой книжке в обязательном порядке должно уточнить, что работнику для ознакомления были предоставлены нормативные положения и регламентирующие акты, действующие в данной организации, включая постановления:

  • об использовании, передачи и хранении личных данных сотрудников организации;
  • о внутреннем распорядке организации;
  • об охране труда организации.

Заполнение трудовой книжки работника и выдача ему необходимого документа, именуемого личной карточкой, при его найме осуществляется только после того, как будет подтвержден приказ о трудоустройстве и заключен надлежащий договор между обеими сторонами трудовой сделки.

В графе «Сведения о работе» вписывают такие данные, как:

  • отдел (департамент), занимаемая сотрудником должность;
  • дата назначения работника на должность;
  • название организации работодателя;
  • учетный номер записи, по которому при необходимости можно найти копию книжки и информацию о ней в базе данных.

После оформления работника в штат предприятия документ для учета фиксируется в базе данных и хранится в кадровом отделе организации.

Записи в трудовой книжке о награждениях за успехи в деятельности в соответствии с действующим законодательным актом вносят в документ после получения представителем кадровой службы оригинала или подтвержденной копии официального распоряжения руководства организации о поощрении работника за заслуги.

Предлагаем ознакомиться:  Родителям на заметку: какие документы нужны для прописки новорожденного ребенка{q} Список, порядок подачи

В документе указывают информацию о таких награждениях, как:

  • награды государственного формата, включая те награды, которые работник предприятия получил в виде почетных званий;
  • особые знаки и знаки отличия, присужденные работнику предприятия за какие-либо заслуги, включая почетные грамоты и дипломы;
  • иные типы наград, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Информацию о полученных работником поощрениях за труд в обязательном порядке дублируют в личную карточку сотрудника.

Чтобы узнать, как правильно внести запись в трудовую книжку, необходимо рассмотреть более подробно отдельные случаи.

Когда деятельность предприятия по каким-либо причинам прекращается, то договор с сотрудником автоматически аннулируется.

При этом в книжку заносят следующую информацию о причинах увольнения работника: «Сотрудник организации/предприятия (указывается название) уволен по причине ликвидации организации/предприятия в соответствии с законом Российской Федерации и Трудовым кодексом Российской Федерации».

Затем ставят официальную печать предприятия, подтверждающую подписи увольняемого сотрудника и представителя кадровой службы, отвечающего за заполнение и учет трудовых книжек работников предприятия.

При необходимости вносят дополнения и уточнения, например, вписывают номер статьи и пункт ТКРФ, объясняющие все детали процесса ликвидации организации.

При прекращении функционирования фирмы по решению ее владельца запись об аннулировании с работником трудового взаимодействия должна соответствовать указанному образцу: «Прекращение действия официального контракта с работником обусловлено завершением функционирования компании, владельцем которой выступает индивидуальный предприниматель, в соответствии с действующей законодательной базой Российской Федерации и регламентом, указанным в Трудовом кодексе страны».

Данная информация не может являться действительной до тех пор, пока не будет официально подтверждена посредством заверяющих подписей обеих сторон — кадровика и сотрудника.

Если в организации нет сотрудника, являющегося представителем кадровых органов и отвечающего за надлежащее ведение и учет трудовых книжек, владелец фирмы вправе самостоятельно поставить подпись в качестве представителя стороны, взаимодействующей с работником при расторжении трудовой сделки.

Процесс завершается проставлением официальной печати ИП.

После подтверждения смерти сотрудника оформляют распоряжение о расторжении трудовых взаимоотношений.

https://www.youtube.com/watch{q}v=xoSWePz83j0

Приказ датируют днем, когда документ, подтверждающий смерть сотрудника, поступил в организацию (в отдел кадров). Но при этом дата аннулирования трудового договора совпадает с датой смерти работника.

Для наглядности рассмотрим пример.

Сотрудник организации «Черемуха-123», Иванов Петр Алексеевич, умер 20 января 2018 г. Справка, подтверждающая факт смерти работника поступила в отдел кадров организации, где работал этот человек, 26 января 2018 г.

В нужной графе (верхняя строка первой страницы документа) пишут номер, соответствующий данной записи. А дату, когда работник был уволен, указывают строчкой ниже.

Затем в графе, расположенной строкой ниже, подробно указывают причины расторжения с работником трудовой сделки по следующему образцу: «Расторжение официального договора с работником о трудовом взаимодействии выполнено по причине смерти сотрудника в соответствии с действующей законодательной базой Российской Федерации и регламентом, указанным в Трудовом кодексе РФ».

Данную запись официально подтверждают подписью представителя отдела кадров и печатью организации.

Ошибочная запись в трудовой книжке в большинстве случаев без каких-либо последствий может быть заменена кадровиком на верную запись.

Например, представитель кадровой службы в графе, где необходимо указать образование сотрудника, непреднамеренно допустил ошибку, указав вместо высшего образования среднее, то в этом случае корректирование ошибки допустимо.

Необходимо шариковой ручкой (при заполнении нормативных документов запрещено использовать карандаш) аккуратно зачеркнуть ошибку, а вместо неверной записи в этой же графе следует написать правильную информацию об образовании сотрудника.

При допущении сотрудником кадровой службы такой ошибки, как пропущенное название организации в разделе «Сведения о работе», разрешено указать название компании строкой ниже в этом же разделе.

Так как в регламенте по заполнению данного документа нет четкой информации о последовательности записи этих данных, неправильная запись в таком виде не считается критической и не требует дополнительного подтверждения подписью при исправлении.

Если сотрудник отдела кадров не изменил запись в документе, подтверждающем реорганизацию предприятия, в течение 7 рабочих дней со дня внесения корректировок в ЕГРЮЛ, необходимо срочно исправить эту информацию. Требуется вписать нужный данные в графу, расположенную ниже строки с информацией об увольнении.

Как заверить записи о награждении при увольнении

Затем исправленная запись заверяется подписью кадровика и печатью предприятия.

Чтобы представителю кадровых органов избежать санкций и штрафных взысканий при исправлении ошибок, в строгом порядке потребуется соблюдение следующих правил:

  • помарки и опечатки, включая ошибки, сделанные на титульном листе документа, разрешается только зачеркивать;
  • внесение исправленных сведений вместо ошибочной или ложной информации требует подтверждения недействительности прежних сведений посредством подписи кадровика и печати организации.

При исправлении ошибок всегда прилагают доказательные документы.

Исправления и дополнения в трудовой книжке

https://www.youtube.com/watch{q}v=rqUTDHR0WNw

Начиная рассматривать данный вопрос с титульника, необходимо сказать, что законодательство запрещает делать какие-либо ошибки при первичном оформлении книжки. Но записи делаются от руки, и возможность ошибиться у лица, заполняющего трудовую, высока. Если это происходит, то данный документ уже не будет считаться действительным. Собирается комиссия, которая составляет соответствующий акт, и книжка уничтожается.

Исправление записи производится там, где ее сделали, то есть руководителем или ответственным лицом организации, где работал в это время сотрудник. Если ошибка была обнаружена после фактического увольнения специалиста, то владелец должен обратиться по этому вопросу к бывшему работодателю. Когда компания, ошибочно написавшая неверную информацию, реорганизована, право на исправление ошибки передается правопреемнику.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector